時間管理要求的是整體時間的使用最佳化，也就是説，讓該時間所製造的生產量最高，而不是僅考慮可使用的時間之長短。
比如，甲一天睡5個小時，扣掉吃飯及休息的時間2個小時，可以使用的有17個小時，但因睡眠不足，所以生產力每小時為5個單位，如此一來，甲一天的生產力為17*5=85個單位。乙每天睡8個小時，同甲一樣需要2個小時的吃飯及休息時間，一天有14個小時可以使用，其每個小時的生產力為8個單位，一天的生產力為14*8=112個單位。很明顯，即使每天甲僅睡5個小時，乙則睡8個小時，但是乙的生產力還是比甲高。所以，討論時間管理，必須兩樣因素都考慮，即時間的量與時間的質。
相信許多人一定有這樣的習慣，非到中午12點絕不進餐，或是不到晚上6點就不會有想進餐的念頭。尤其是商業區或學校附近，中午12點一到就可以看到人羣接踵而至，每家餐館都擠滿了人，這與12點前10分鐘的門可羅雀的景象有着天壤之別。其實，只要提早10分鐘或延後半個小時，就可以避開人潮了。
或許有人會這樣認為，學校的午休時間都安排在中午12點，人擠人是無可避免的。但許多人還是會把這樣的“生活作息”複製到非工作的日子中。在實施雙休日製度後，不少人對休閒活動更加重視，每到假日，風景區，娛樂場所總是人滿為患。看到表演可能需要排上1個小時的隊才能買到門票；到風景區的路上車流量大，花了不少的時間在車陣中緩緩前進，等到踏上歸程又是飽受塞車之苦；用餐時，非得到了習慣的時間才肯到餐廳，結果餐廳內座無虛席，等到前一批客人離開可能需要再等半個小時。
其實，錯開不好的時段，情況就完全不同了。選擇看早場的表演，或是等到非假日再去觀賞，如此就不用花時間在排隊上；比一般人提早或延遲2、3小時前往與離開風景區，除了在風景區停留的時間不會減少外，也能避開因人多造成的塞車之苦；一般人習慣12點用中餐，如果提早10分鐘到達餐廳，一定可以輕鬆地找到座位。
相似的情況還有很多，有些習慣會使我們不知不覺地陷入不利的情境中，如果及早避開不好的時機，在時程上做些調整，就可以節省下不少的時間。
就算是再繁忙的工作，偶爾也會揀到一些空檔時間，例如：會議比預計提早10分鐘結束;老師提早10分鐘下課；原定3小時的車程卻提早半小時到達；或是快遞還沒有到達，接下來的工作沒辦法進行，只得等待代件；這些時間就是空檔時間。
空檔時間通常無法預先加以計劃，這時心裏大概不會有什麼譜，若要是先進行其他工作，可能會嫌時間不夠。那就不妨處理一些枝尾末節的小事，或是準備往後工作或課業所需要的資料。
作為一個學生，可以利用這短短几分鐘的空檔時間整理課桌上的書本、代具或是歸類這幾天收到的作業。一個上午學習下來，自己的課桌可能早就凌亂不堪。找支鉛筆就像是捉迷藏，需要翻箱倒櫃一番。不如利用空檔時間整理課桌，把代具集中定位，將桌上的書本分門別類放入書包，清除過時失效的資料。再者特別挑出來放置。如此一來，會發現當需要某本書或工具時，就不必在翻箱倒櫃，而且在進入下一門功課學習時，直接翻開早就準備好的資料，會更得心應手。
準備專屬的“活用空檔計劃”。這份計劃不需要納入繁雜困難的工作，只要考慮一些簡單、不耗時、隨時可中斷的工作即可。集腋成裘、聚沙成塔，活用空檔時間，對其進行有效的利用，累積下來也是相當可觀的。