二、語言運用的要求
掌握語言運用的基本要求，即：語言要準確清晰、簡潔明瞭、平實自然、得體妥帖、生動具體
1、準確清晰
準確，即用最恰當的詞語和句子如實反映客觀事物，表達作者思想。清晰，是指表達時要條理清楚，意思明白。具體應做到：
（１）用詞造句要準確。用詞準確是指能把握詞語遣用的分寸感和合適度。應精選中心詞，用準修飾語。能仔細辨析同義詞、近義詞的用法，對詞義輕重。範圍寬窄、程度深淺、感情褒貶、語體雅俗、詞性差別等都能爛熟於心、姻熟於手。如："分散"和"渙散"都有"不集中"的意思，"渙散"是具有貶義性質的形容詞；"分散"是具有中間性質的動詞。"士氣渙散"就準確，"士氣分散"就不準確。另外，應用文常用數字説明問題，揭示事物之間的數量關係，所以數字運用要準確無誤。
（２）用詞造句要通順。指合乎語法，合乎邏輯。通順也是實現語言準確的保證。
（３）要注意語意鮮明。有時由於特殊需要，還必須使用一些模糊語言，即用一些在外延上不確定、表意比較含糊，以及在運用上具有彈性的詞語，如"近年來"、"各地"、"時有"、"大多數"。"有關部門"、"條件許可時"等。該類詞語使用恰當，不僅能增加行文的靈活性，而且有助於準確地表達意思，但應謹慎使用。
2、簡潔明瞭
（１）簡潔。所謂簡潔，就是用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容。要抓住問題的關鍵，把話説到點子上。主要應做好以下四點：
一要善於觀察事物，深刻理解事物，明確認識寫作對象，把握住問題的關鍵。
二要反覆錘鍊，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語現象；適當使用縮略語，如"五講四美"等。
三要刪除一切套話、空話、意思重複的話，向繁宂開刀。克服繁瑣宂長的毛病是語言簡潔的前提。
四要適當地採用文言詞語及短語。文言詞語（包括成語、典故）行文簡練，富有表現力，寫作時適當採用，言簡意賅。然而，"簡"要得當，"簡"得讓人不明白或產生歧義也不行。絕不能為簡而生造詞語。亂縮略、濫用文言以及一概排斥某些行文必需的程式化語句。（２）明瞭。所謂明瞭，就是指明明白白、清清楚楚，一是一，二是二。要做到明瞭，一是要考慮周到，言盡意止；二是要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句；三是在運用數字的時候，只須寫出計算的結果，而不須表述具體的計算過程。
3、平實自然
應用文用語應平易通俗，淺顯流暢。説明事實、講清道理即可。不搞"曲筆"，不作誇飾，不堆砌辭藻，不追求華麗，不矯揉造作，不用生僻詞語，以明白、實在、自然為上。
4、得體妥帖
（１）得體。應用文實用性強，講究得體。主要應做到以下三點：
一是要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，用詞、語氣、語體風格應符合特定的要求。保持該文體的語言特色和語言風格。如公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，祝謝哀問需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用説明書則需具體實在，商業交際文書語言要委婉，合同書的語言則要精確，頒佈政策法令應莊重嚴肅，報喜祝捷要熱烈歡快，提出申請該委婉平和，分析問題須有理有據。
二是語言適用於所寫的應用文體的需要，做到需要文雅時，決不粗俗；需要委婉時，決不直露；需要明確時，決不含糊；需要模糊時，決不精確。
三是要考慮作者自己的身份，閲讀的對象，約稿的單位，寫作的目的，甚至還要考慮到與客觀環境的和諧一致、恰到好處。比如需要登報或張貼的，語言要通俗易懂；需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢，便於朗讀；書信的寫作，要根據遠近親疏、尊卑長幼的關係使用相應的語言；公文的寫作要根據不同的文種和行文關係而使用相應的語言，否則就不得體。（２）妥貼。語言的妥帖則是指語言要合乎語法的一般規範。
5、生動具體
生動，即言詞形象、逼真、有活力，能吸引人。應用文中有些文種的語言也是要求生動的，如講話稿、調查報告、總結等。選擇詞語（尤其是動詞的運用）時要精心，恰當、傳神地運用一些修辭手法，如引用、比喻、擬人、排比等。如某篇調查報告中寫當今擇偶觀時説："婚姻的含金量增大了。"就十分傳神。語言具體，可使文章內容有血有肉，説理深刻有力。其關鍵在於對事物的仔細觀察和深入瞭解。