一、寫作基礎知識
主題是文章的統帥和綱領，是文章的核心;主題源於材料，主題不能先行，必須從實際出發，從材料中引出主題。實用文體主題的表現表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標題。
文章結構安排的環節主要包括：選擇角度;設置線索;安排層次;劃分段落;設計開頭與結尾;處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹(嚴密精細，無懈可擊)、自然(順理成章，開闔自如)、完整(勻稱飽滿，首尾圓合)、統一(和諧一致，通篇一貫，決不相互牴觸，自相矛盾)
文章常用的表達方法有敍述、描寫、議論、説明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。
語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。
二、公文的特點和種類
公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範體式和法定效用的信息記錄，其區別於圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發;②具有法定的現實執行效用;③具有規範的體式;④履行法定的程序。
根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：
(1)根據形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。
(2)根據內容涉及國家祕密的程度，公文可分為對外公開、限國內公開、內部使用、祕密、機密、絕密六類
(3)根據行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。
(4)根據內容的性質，公文可分為規範性、領導指導性、公佈性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。
(5)根據處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。
(6)根據來源，在一個機關內部可將公文分為收文、發文兩類。
三、寫作技巧
1.把握特點
所謂特點，是與其它文體相比較而呈現出的不同點和區別點。分析和認識總結文體的特點，是寫好總結的關鍵所在。不瞭解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出有特色的工作總結。總結與其它的文體相比較，有五個不同特點。
一是在內容上，不是寫現在，而是寫過去。就是對已經做過的一個時期的工作，進行全面地、系統地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統化、科學化。
二是在對象上，不是寫羣眾，而是寫機關。就是總結領導機關在組織領導、指導思想、工作作風和工作方法上，有什麼經驗，有什麼教訓，看以前服務得怎麼樣今後怎樣繼續服好務。
三是在方法上，不是我説你怎麼樣，而是説我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現，也有用第三人稱的。
四是在目的上，不是預測情況，估算數字，盤算問題，而是肯定成績，找準問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導明天。總結工作不是目的，目的在於吸取經驗教訓，做好當前和今後的工作。如果只是把總結當成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達不到預期的效果。
五是在體裁上，不是記敍文而是議論文。總結不只是對情況與事實作概略性的綜合歸納，而主要是對事物作本質的分析，把感性認識上升到理性認識，從中找出事物發展的基本規律。揭示規律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規律，清楚明白地反映規律，而且要用事實明白無誤地説明規律。
六是在作用上，就是向本單位職工羣眾報告情況和向上級彙報情況及向外單位介紹情況和經驗。向羣眾作總結並報告工作，是讓羣眾瞭解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級彙報工作，是讓上級機關全面瞭解下面工作的情況，以便及時獲得上級機關的指導;向外單位介紹本單位的工作情況和經驗教訓，是提供學習借鑑。
2.區分類型
總結的文體細分有很多種，但無論是從內容上分，或是從範圍上分，或是從時間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結，一種叫專題性工作總結。
(一)全面性工作總結。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個階段的工作實踐進行全面總結。凡在機關工作的同志，都經常和這種文體打交道，其關鍵是要總結經驗和教訓。全面總結，一般時間跨度長，涉及的範圍廣，包含的內容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點，縱深結合。我認為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統一：
一是統一總結的中心內容。是以反映工作情況為主，還是以反映經驗體會為主，要有一個明確的思想。
二是統一總結的主題思想。寫全面總結要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍繞主題寫就不會走題。不樹立一個主題思想，寫出來的總結就很難突破一般化。
三是統一工作形勢的估價。寫全面總結之前，要對本單位、部門、組織在該階段的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經驗值得總結推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結上報。在這些方面統一了思想認識，執筆者就有了主攻方向，結構編排就容易，就易產生靈感，下筆也就順暢。
(二)專題性工作總結。就是對某項工作進行專題總結，也就是單獨對某一項工作、某一個方面的經驗教訓進行專門總結。其特點是突出一個“專”字，要求內容專、主題專、事例專、經驗專、寫作手法也專。在寫專題總結時，必須對有關專題的內.容、原則、要求、方法，全面深刻地認識和理解，知道所要寫的總結專在那裏，專的是否有理，專的是否有據，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結寫成一般性的總結。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進行。
3.突出經驗
寫總結的根本目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經驗教訓，做好當前和今後的工作。這種目的，要求我們在寫總結中，不能滿足於把成績講夠、把問題找準、把措施定好，應該在總結經驗上多動腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結裏面只總結出一條有普遍指導意義的經驗，也是成功的。我感到寫好經驗總結，要把握好以下三點。
(一)要有精巧的構思。開好頭、結好尾、突出中間，這是寫好經驗總結的基本要求。古人作樂府詩，講究“鳳頭、豬肚、豹尾”，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結尾要像豹尾一樣威風有力。我認為，這個原則同樣適用於我們寫工作總結。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經驗部分寫得很充實(飽滿)，把措施部分寫得很有力。
(二)要廣泛佔有資料。寫好一個單位、部門或組織的經驗總結，必須充分佔有資料。起碼要掌握四個方面的內容：一是要準確掌握在該階段內做了哪些主要工作，每項工作的起止時間、發展過程，哪些工作做得較好，哪些工作做得一般，哪些工作做得較差。二是要詳細瞭解在該階段工作中，面臨的背景情況，利弊條件，遇到的矛盾，解決這些矛盾和問題採取了什麼辦法和措施，有什麼成效，有什麼經驗教訓。三是要清楚有哪些能説明工作成效、經驗教訓的典型事例，精確數據，羣眾語言和意見及建議，各級的評價等。四是洞悉當前的工作存在什麼問題和原因，哪些是帶傾向性的問題，哪些是一般性的問題，哪些是老問題，哪些是新問題。
4.創新出彩
一篇好文章，重要的標準是義理創新，“言前人所未言，發前人所未發”。無疑，這種創新出彩，是合乎民眾的期盼與時代的召喚，是對社會事物認識的深化，對客觀規律的揭示，對歷史與現實問題的破解，是科學新命題的提出，是對真善美的發現與褒揚，對假惡醜的識別與鞭撻，是鍼砭時弊，匡謬糾錯，揚棄超越。決不是扭曲事實，妄想臆説，詭辯忽悠。
創新出彩，可表現在各個方面，如詞句、觀點、方法、表述、結構、體裁風格、學派、理論體系，等等。“動人春色不須多”。一篇文章創新出彩、形成亮點之處，可能就一兩個警句，幾十個字;一部著作，做出貢獻、被人稱道引用的，可能就一兩個獨到的觀點。有了它，就能使文章亮起來，讓人開卷獲益，愛不釋手。
